Ze względu na kilka aktów prawnych, księgi metrykalne są mało dostępne w okresie pierwszych 100 lat od ich wytworzenia. I to wcale nie tylko ze względu na osławione RODO, a wiele innych aktów prawnych. Przy okazji można wspomnieć, że to okropne RODO z definicji nie dotyczy zmarłych, które według prawa nie są „osobami”. Taką wykładnię tego prawa można znaleźć w wielu miejscach, łącznie z samym urzędem. A zasłanianie się tą regulacją w przypadku starych dokumentów, gdy nawet zgłaszający już umarli, jest po prostu żałosne.

Księgi metrykalne swoje pierwsze lata przeżywają w urzędach stanu cywilnego, a następnie są przekazywane do archiwum. Taki stan jest zapisany ustawach: Prawo o aktach stanu cywilnego oraz Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Wynika to między innymi z bardziej restrykcyjnych zasad dostępu do zgromadzonych dokumentów w pierwszym okresie od ich wytworzenia. Utrudnia nam to poszukiwania przodków i tworzenie drzew genealogicznych.

Księgi metrykalne w ciągu pierwszych 100 lat

Prawo o aktach stanu cywilnego w artykule 28. ustęp 1. stwierdza, że akty stanu cywilnego … przechowuje przez okres:
1) 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
2) 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

Z kolei w Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w artykule 16b. ustęp 2 zapisano, że akty stanu cywilnego lub księgi stanu cywilnego, podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi dotyczących: urodzeń – po 100 latach, małżeństw i zgonów – po 80 latach.

Przy czym należy zwrócić uwagę, że bardzo często akta urodzeń, małżeństw i zgonów prowadzono w jednej fizycznie księdze, tak więc akta małżeństw i zgonów do archiwum trafiają dopiero razem z aktami zgonów, czyli po 100 latach.

Jednak akta mogą trafić do archiwum jeszcze później ze względu na kolejne ustępy artykułu 28. Prawa o aktach stanu cywilnego. W ustępie 3. zapisano, że jeżeli osoba, której dotyczy akt urodzenia lub akt małżeństwa, żyje dłużej niż okres przechowywania tego aktu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, akt jest przechowywany do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby. Znów akt taki jest nierozerwalną częścią księgi, więc księga nie może być wydana do archiwum, nim wszystkie osoby zarejestrowane w księgach urodzeń i małżeństw nie umrą. W praktyce nie zawsze jest możliwe sprawdzenie, czy wszystkie osoby już zmarły. Oznacza to, że w obowiązującym obecnie systemie prawnym zdarzają się księgi metrykalne, które nigdy nie powinny opuścić urzędu stanu cywilnego.

Uprawnienia do dostępu do ksiąg metrykalnych

Treść aktów metrykalnych przechowywanych w urzędach stanu cywilnego mogą poznać tylko niektóre osoby. Oczywiście są to osoby, których akt dotyczy, małżonek, zstępni (dzieci, wnuki, itd.) i wstępni (rodzice, dziadkowie) oraz rodzeństwo, ale już bez zstępnych.

Dostęp mają też osoby, które wykażą interes prawny. Na przykład prowadzenie sprawy spadkowej, w której występuje poszukiwana osoba. Niektóre urzędy oczekują udowodnienia postępowania spadkowego, żądając okazania potwierdzenia sprawy w sądzie, a niektórym wystarczy ustne oświadczenie. Natomiast prowadzenie poszukiwań genealogicznych nie jest uznawanym interesem prawnym.

W niedawnym wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 25 października 2021 r., sygn. akt III SA/Kr 706/21 jako interes prawny zakwalifikowano prawo do kultu osoby zmarłej. Sprawa dotyczyła teczek osobowych i nasze prawo nie jest systemem precedensowym, ale orzeczenie to jest przełomowe i może być pomocne w niektórych dyskusjach z urzędami (Gazeta Prawna).

Akty metrykalne wydaje się także organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny.

Odmowa odszukania aktu metrykalnego

Niekiedy urzędy stanu cywilnego odmawiają wydania aktu, w sytuacji gdy się nie zna dokładnej daty ich powstania. Niestety, w ustawie nie jest wprost napisane, że urząd ma obowiązek wykonać poszukiwania w swoich zasobach. Natomiast, zamiast aktu metrykalnego możemy zamówić zaświadczenie, o którym jest również mowa we wspomnianym powyżej artykule 44.1, ale podpunkcie 2:

Art. 44. 1. Kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje z rejestru stanu cywilnego:

1) odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego;

2) zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby;

Zasady wydawania zaświadczeń są takie same, jak i w przypadku aktów metrykalnych.

Artykuł 50 wymienia co zawiera takie zaświadczenie:

Art. 50. Zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby zawiera: 1) oznaczenie wnioskodawcy; 2) informację o sporządzonych aktach stanu cywilnego wskazanej osoby; 3) informację o zamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego przypiskach przy akcie wskazanej osoby lub treść tych przypisków; 4) informację o zamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby lub treść tych danych, z wyłączeniem danych zawartych w akcie stanu cywilnego oraz danych zawartych w rejestrze uznań; 5) informację o niezamieszczeniu w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby lub przypisków przy akcie wskazanej osoby.

Oznacza to jeszcze większy wysiłek dla urzędników przy sporządzaniu zaświadczenia niż znalezienie aktu, o który prosimy. Grożenie złożeniem zamówienia na takie zaświadczenia nie jest obciążone dla nas wielkim ryzykiem, bo kosztuje ono 24 zł.

Jakie dokumenty możemy uzyskać z USC

W artykule 44 ustawy jako dokumenty wydawane wymienione są między innymi odpisy zupełne (33 zł) i skrócone (22 zł) aktów stanu cywilnego. Teoretycznie odpis zupełny stanowi dosłowne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego zapisanego w księdze metrykalnej oraz treści dołączonych wzmianek dodatkowych. Natomiast odpis skrócony aktu stanu cywilnego zawiera treść aktu uwzględniającą treść dołączonych wzmianek dodatkowych.

Jednak najwięcej informacji może dać nam sam akt zapisany w księdze. Możemy uzyskać jego kopię, robiąc własnym aparatem samemu zdjęcie (bezpłatnie) lub prosząc o zrobienie kopii (drobna odpłatność).

Niestety, nie wszystkie urzędy stanu cywilnego umożliwiają uzyskanie kopii — nie mają po temu warunków, mocy przerobowych lub po prostu się im nie chce. Przeciwskazaniem jest też zły stan ksiąg metrykalnych. Z drugiej strony, akty wytworzone podczas zaborów nie były wykonywane w języku polskim i w niektórych urzędach brakuje osób wykwalifikowanych do ich odczytania. Wtedy propozycję, że zrobienie sobie kopię traktują jako wybawienie ich z kłopotu.

Trzeba pamiętać, że fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego.

Warto jeszcze widzieć, że mamy prawo przeglądać skorowidze alfabetyczne aktów zgonu, ale znów pod warunkiem, że urząd ma warunki do ich udostępnienia. Często nie ma.

Odpisy z ksiąg metrykalnych

Według ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, odpisy aktów stanu cywilnego nie mają ustawowo określonego okresu ważności. Oznacza to, że odpis aktu zgonu wydany przed 50 laty ma formalnie tę samą moc dowodową co odpis sporządzony przed miesiącem. Z jednej strony, wydaje się to dość oczywiste, że osoba zmarła nie zmieni swojego statusu, ale jednak w akcie mogą nastąpić zmiany. Mogą być to sprostowania oczywistych omyłek pisarskich (np. pomyłka w nazwisku), ale także zmiany będące wynikiem postępowania sądowego o sprostowanie aktu stanu cywilnego. W przypadku aktów dotyczących dzieci żyjących rodziców może także nastąpić zmiana prozaicznych przyczyn. Na przykład zmiana nazwiska matki po rozwodzie czy zawarciu nowego związku małżeńskiego.

W rozdziale 5 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego zatytułowanym Wydawanie dokumentów z rejestru stanu cywilnego pierwszy artykuł (nr 44 ustęp 1) mówi, że wydawane są odpisy z aktów oraz zaświadczenia. Czasami urzędnicy nieprawidłowo interpretują artykuł 44 ustęp 4, który mówi, że zaświadczenia są ważne przez okres 6 miesięcy od daty ich sporządzenia i rozciągają znaczenie zaświadczeń na odpisy. Jest to albo nieznajomość przepisów albo złośliwe utrudnianie życia petentom, bo odpisy są ważne bezterminowo.

Co zrobić, gdy urzędnik żąda „świeżego” odpisu? Można iść z nim na wojnę lub wydać te kilkadziesiąt czy kilkaset złotych i zastanawiać się jak dalej będzie nam utrudniał życie.

Odpisy aktów stanu cywilnego są nie tylko źródłem wiedzy o przodkach. Przydają się nam także do wykazania pokrewieństwa przed urzędami, które wydaja materiały archiwalne tylko bliskiej rodzinie.

Od niedawna można uzyskać elektroniczny odpis aktu stanu cywilnego, ale ważny on jest jedynie w takiej formie (wydrukowany nie jest już dokumentem urzędowym). Kosztuje tyle samo co papierowy. Dla celów genealogicznych jedyną jego zaletą jest wygoda uzyskania (nie musimy wychodzić z domu) i teoretycznie czas otrzymania.

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Opisane w rozdziale dotyczącym Prawo o aktach stanu cywilnego terminy i ich przesunięcia wcale nie oznaczają, że księga będzie od razu dostępna w archiwum. Archiwum bowiem po otrzymaniu z urzędu stanu cywilnego ksiąg, zwykle też ich od razu nie udostępnia. Musi najpierw je przygotować do udostępniania, czyli wprowadzić do ewidencji, zszyć, ponumerować strony itp. Oznacza, że jeżeli księga metrykalna kończy swój czas w urzędzie stanu cywilnego, to możemy (ale nie musimy) jeszcze czekać wiele lat na swobodny dostęp do niej.

Zdarzają się też sytuacje, że księgi metrykalne są przekazywane do archiwum przed upływem czasu wskazanego w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego. Dlatego w Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach znajduje się identyczny zapis o czasie, od kiedy udostępnia się księgi metrykalne. Zasady udostępniania w archiwum są też takie same jak w USC.

Zmiana statusu aktów metrykalnych w różnych Państwach

Okresy przechowywania ksiąg metrykalnych różnią się pomiędzy krajami. Przykładowo w Niemczech akty urodzenia są dostępne publicznie po 110 latach, śluby po 80, a zgony po 30. We Francji akty urodzenia i ślubu są objęte ochroną przez 75 lat, a akty zgonu od razu są publicznie dostępne. Na Węgrzech urodzenia są dostępne po 90 latach, śluby 60 latach, a zgony po 30 latach. W Rosji i Ukrainie urząd stanu cywilnego przechowuje księgi metrykalne przez 75 lat, a na Łotwie 100. Szukając aktów metrykalnych w różnych krajach warto więc sprawdzić, jakie tam obowiązują terminy, bo są różne.

Artykuł z cyklu Kurs dla początkujących genealogów – materiały